W ostatnich miesiącach trzymanie ręki na pulsie rodzinnych finansów osiągnęło kolejny poziom skomplikowania. Drugie dziecko zjadło resztki czasu wolnego, a mnogość comiesięcznych opłat i liczba rozmaitych kont bankowych zaczęły coraz bardziej przytłaczać – szczególnie po podpisaniu nowych umów z bankami, w które ubrałem również część z Was. Mnogość nisko przelatujących przelewów i wołających o uwagę produktów bankowych zaczęła mnie oszałamiać, w związku z czym zacząłem bacznie przyglądać się sytuacji. Wstyd się przyznać, ale dopiero teraz – po wielu latach budżetowania – wykonałem dokładną inwentaryzację regularnych, powtarzalnych wydatków i posiadanych przez nas produktów finansowych. Dzięki temu w końcu zobaczyłem poszczególne części naszej machiny gnającej do niezależności finansowej i zrozumiałem, że – najzwyczajniej na świecie – jest tego zbyt dużo jak na możliwości jednego, ograniczonego umysłu Wolnego 🙂 Sam zresztą zobacz:
- stałe zobowiązania: opłaty do administracji za 2 mieszkania (niedługo 3), opłaty za prąd x2 (niedługo 3), opłaty za ogrzewanie (osobny przelew w jednym z mieszkań), opłaty za użytkowanie gruntów/nieruchomości, opłaty za Internet x2, opłaty za abonament komórkowy x2, podatek od najmu nieruchomości.
- posiadane produkty finansowe (moje i żony), czyli środki do realizacji naszych celów finansowych: 2x konto w mBanku (bezwarunkowo darmowe po skasowaniu kart debetowych), 2x konto w WBKu (tymczasowo, w celu zgarnięcia nagrody, wymagające regularnych przelewów w określonej wysokości), 2x konta walutowe w WBKu (USD, EUR – wymagające określonego salda w celu uniknięcia opłat), 2x karta kredytowa (jedna bezwarunkowo darmowa od lat, druga tymczasowa, do której skusił mnie darmowy pod pewnymi warunkami tablet), 1x konto osobiste w getinonline + lokaty bankowe, 1x konto maklerskie IKE, 2x konto maklerskie IKZE (zapraszam do wpisu na ten temat), 2 x konto maklerskie w mBanku (obecnie stopniowo wygaszane ze względu na konta IKE/IKZE), 2 x konto osobiste w banku BPH (spory cashback).
Ufff… szczerze przyznam, że sam byłem zszokowany, że wyszło tego aż tyle i jeszcze kilka lat temu nie uwierzyłbym, że wspólnie z lepszą połówką stworzę takiego potwora, a już na pewno nie w to, że można ogarnąć ten bajzel bez regularnej pomocy księgowej. A to jedynie stan aktualny – kilka zbędnych kont już zdążyłem „wyciąć”. Od przybytku głowa nie boli – chciałoby się powiedzieć. Zgadzam się, ale im większy inwentarz, tym więcej wysiłku trzeba włożyć w jego doglądanie. Chyba, że stworzy się odpowiedni system: skuteczny, bezpieczny i wymagający minimum wysiłku. Dbałość o bezpieczeństwo wyeliminowała w przedbiegach wszelkie gotowe produkty: aplikacje, które obiecują wiele, a oferują zdecydowanie zbyt mało jak na nasze potrzeby (które na dodatek stale się zmieniają!), jednocześnie żonglując danymi finansowymi w sposób nie do końca przejrzysty. Takie produkty sprawdziłyby się w moim przypadku 10 lat temu, kiedy – jeszcze jako singiel – otrzymywałem co miesiąc jedno wynagrodzenie na jedyne posiadane przeze mnie konto i wykonywałem kilka przelewów miesięcznie (ehhh – te beztroskie czasy 🙂 ). Dzisiaj nasz system finansów rozrósł się do imponujących rozmiarów i zaczął wymykać się spod kontroli. Faktury przychodzą w różnych terminach, mają różne terminy płatności i potrafią znacznie różnić się kwotami do zapłaty w kolejnych miesiącach (i między innymi dlatego nadal unikam automatyzowania większości płatności). Efekt był taki, że jeszcze niedawno otrzymywałem smsy o nieopłaconych rachunkach, naliczeniu odsetek karnych (mikrusich na szczęście) i ostrzeżenia o wyłączeniu usług w razie nieuregulowania płatności. Ponieważ już wyszedłem na prostą, chciałbym podzielić się z Tobą względnie prostym sposobem na poskromienie wołających terminów w warunkach ekstremalnych, w jakich ostatnio funkcjonuję (absolutny brak wolnego czasu + dość skomplikowany system finansowy). Jeśli wdrożysz któreś z poniższych rozwiązań – bardzo się cieszę; jeśli nie, to przynajmniej skorzystam ja sam, bo dopiero ten wpis zmobilizował mnie do wprowadzenia jednego z opisywanych sposobów.
Całość systemu (dość szumna nazwa na to, co zamierzam opisać, ale co tam 🙂 ) opiera się na absolutnej podstawie naszych finansów osobistych, jakim jest budżet domowy. To arkusz kalkulacyjny, który jest z nami od 7 lat, w tym czasie przeszedł wiele zmian i na dzień dzisiejszy śledzi niemal każdy aspekt naszych finansów. Bez niego czułbym się jak bez ręki i – jeśli sam nie posiadasz czegoś takiego – Ty również powinieneś tak się czuć 🙂 Kto wie… może ten wpis nakłoni Cię do rozpoczęcia przygody z budżetowaniem, które w moim przypadku uwzględnia nie tylko wydatki, ale wszystko to, co wymieniłem powyżej. Dlatego obok standardowej ewidencji kosztów doszła sekcja wydatków stałych, które ponoszę każdego miesiąca i które chciałbym śledzić na bieżąco, nie musząc przeglądać kolejnych dni miesiąca. Jeśli Twój budżet to nadal nieuporządkowana lista kolejnych wydatków w miesiącu, zachęcam Cię do wprowadzenia pierwszego usprawnienia: śledzenia wydatków stałych:
Kliknij, aby powiększyć.
Lista tego, co musisz opłacić każdego miesiąca (a o czym nikt Ci nie przypomni!) znajduje się na samej górze arkusza i dopiero po niej zaczyna się lista wydatków bieżących. Takie rzucające się w oczy rozwiązanie zdejmuje z głowy całkiem sporo, a ponadto pozwala na hurtowe wykonanie kolejnych przelewów jednego wieczora, bez szukania faktur i powtarzania operacji kiedy coś się przypomni. Dodatkowa kolumna ze statusem płatności + proste formatowanie warunkowe, które podświetli to, co jeszcze czeka na swoją kolej sprawdza się znakomicie. Kolumna „od-do” pozwala mi wybrać dzień, w którym mogę wykonać najwięcej przelewów. A co najważniejsze, jakakolwiek aktualizacja opłat (nie oszukujmy się – to z reguły podwyżka…) od razu znajduje odzwierciedlenie w arkuszu i zbędny papierek/mail może od razu trafić do kosza.
Drugą, najświeższą zmianą jest dodanie do arkusza sekcji z posiadanymi przez nas produktami finansowymi:
Kliknij, aby powiększyć.
To podejście, bliźniaczo podobne do trzymania w ryzach powtarzalnych wydatków wynika z tego, że produkty finansowe to również coś, co się zmienia i wymaga uwagi od czasu do czasu. Zwięzły komentarz zawiera praktycznie wszystkie informacje niezbędne do właściwego użytkowania danego produktu i pozwala uniknąć niespodzianek w postaci niespodziewanych (a raczej: nie wyczytanych w umowie) opłat. Tutaj również kontroluję comiesięczny status i mogę szybko sprawdzić, czy jest jeszcze miejsce na jakąś promocję, a może trzeba skasować jakiś produkt, który już nie jest potrzebny. Gorąco zachęcam Cię do wykonania podobnego podsumowania – jeśli nie w formie jak powyżej, to chociaż w myślach – dla sprawdzenia, czy kontrolujesz sytuację i czy masz niezbędną wiedzę o produktach, na które się kiedyś zdecydowałeś. Stanowczo zbyt często spotykam się z tym, że płacimy regularne prowizje za dawno zapomniane konta, albo jesteśmy zaskakiwani listem z banku i fakturą do zapłaty, w zasadzie nie wiadomo skąd. Jeśli zechcesz zaczerpnąć coś z powyższych pomysłów, poniżej przedstawiam zaktualizowany arkusz z przykładowym budżetem domowym, którego pierwsza wersja (wraz z wyjaśnieniem, po co i w jaki sposób budżetować) pojawiła się ponad 2 lata temu:
moj_budzet – format .ods (OpenOffice, LibreOffice)
moj_budzet – format xlsx (Excel)
Mimo, że to bardzo okrojona wersja mojego formularza, to podstawowe funkcjonalności wystarczą na początek, a modyfikacje opisane powyżej mogą być źródłem pomysłów lub motywacją, żeby zacząć budżetować. To, jaką formę przybierze Twój sposób spisywania wydatków zależy od indywidualnych potrzeb – ja widzę jeszcze sporo możliwych usprawnień, jak chociażby wprowadzenie systemu przypomnień (nie wiem, czy coś takiego można osiągnąć z użyciem arkuszy kalkulacyjnych) czy – już poza samym arkuszem – automatyzacja części wymogów w systemach bankowych. Prosty przykład: przelewy cykliczne, które mogłyby oszczędzić nieco czasu, a których na razie nie wprowadzam w życie z obawy przed utratą kontroli oraz potencjalnymi problemami w przypadku faktur w różnych terminach i na różne kwoty. „Zlecenie stałe” – przychodzi od razu na myśl. Niestety i tutaj widzę wady, które potwierdziły testy tego rozwiązania.
Jestem ciekawy, czy struktura naszych wydatków i posiadanych produktów finansowych Cię przeraża, czy może sam osiągnąłeś podobny poziom złożoności? Jak wiesz, jestem niewiernym klientem banków i jeśli stwierdzę, że zyski są warte mojego czasu, nie mam problemów z podpisaniem kolejnej umowy. Którą – po dokładnym przeczytaniu (kolejny raz apeluję o czytanie dokumentów, które podpisujesz!) mogę spokojnie schować głęboko do szuflady, bo w arkuszu mam wszystko, co powinienem o niej wiedzieć – a w szczególności, jakie warunki muszę spełnić każdego miesiąca i czy/kiedy planuję pozbyć się danego produktu.
Myślę, że nie jestem wyjątkiem, bo w Polsce jest już ponad 28 milionów kont bankowych – nie licząc kont firmowych, oszczędnościowych, maklerskich, III filaru, wszelkich SKOKów i innych pozabankowych tworów. Podany w poprzednim zdaniu link udowadnia też, że obserwujemy dynamiczny wzrost liczby otwieranych kont (1,4 mln nowych kont na przestrzeni ostatniego roku). Sam obserwuję, że nie tylko młodzi ludzie chętnie korzystają z nowości/promocji/ciekawych ofert banków; nawet Ci, dla których idea konta bankowego była obca przez większą część życia przełamują się i coraz śmielej korzystają z ofert bankowych, nie obawiając się ich zanadto. To samo dotyczy wszelkiej maści kredytów, w przypadku których lista analogiczna do przedstawionej przeze mnie wydaje się wręcz koniecznością – nie wyobrażam sobie, żeby nie mieć dokładnie spisanych wszystkich długów, wraz z określoną datą ich spłaty i konkretnym planem, jak zabić te bestie. Z kolei Ci, którzy operują większymi środkami myślą o dywersyfikacji – i nie mam na myśli tylko rozbicia lokat ze względu na zabezpieczenia BFG, ale nawet – rozrzucenie różnych rodzajów aktywów po różnych instytucjach. Oczywiście, komplikuje to system i wymusza korzystanie z czegoś a’la udostępniony wyżej arkusz. Dopóki masz jedno-dwa konta osobiste, a Twoje opłaty ograniczają się do przelewu za wynajem mieszkania i kilku mniejszych, nie zawracaj sobie głowy spisywaniem każdego szczegółu. Z drugiej strony, zwykle jest tak, że szukanie pomocy w ogarnięciu bankowego chaosu oznacza, że jesteś już po uszy w… kontach. Sam musisz dobrać odpowiednie rozwiązanie dla siebie – ja podsuwam tylko jedno z wielu dostępnych (wcale nie najlepsze) i staram się pokazać, jak kiedyś może wyglądać Twój finansowy warsztat.
Może, ale nie musi – czasami sam się zastanawiam, czy nie prościej byłoby zastosować genialną zasadę KISS (z ang.: keep it simple, stupid) i wrzucić wszystkie jajka do jednego bankowego koszyka. Myślę, że zdecyduję się na rozwiązanie pośrednie i w ciągu najbliższego roku – po realizacji wymagań promocji bankowych – zrezygnuję z tego, co niepotrzebne (chociaż pewnie bankowcy jeszcze zaproponują coś ciekawego…). Niestety, w przypadku finansów ciężko zastosować regułę „nie używane od roku -> niepotrzebne”, która bardzo mi odpowiada w odniesieniu do przedmiotów codziennego użytku. Wiele z produktów (konta walutowe, karty kredytowe itp) można traktować jako swego rodzaju zabezpieczenia przed tym, czego nie potrafimy przewidzieć. Pewna nadmiarowość jest wobec tego przejawem racjonalnego podejścia do finansów i z tą uspokajającą mnie samego myślą pozwolę sobie zakończyć dzisiejszy wpis 🙂