Własna firma, część 1

Ponieważ nasz zdalny tasiemiec dobiegł końca, czas na zmianę tematu. W kolejnych dwóch wpisach podzielę się emocjami i odczuciami początkujących amatorów-przedsiębiorców, jakimi się staliśmy. Pokażę też aspekty techniczne, finansowe, a także przybliżę drogę zawodową, jaką Wolna przeszła w ciągu ostatnich kilkunastu miesięcy. Zapraszam!

Część 1 (czyli to, co w tekście poniżej):

1. Nasze „dlaczego”
2. Technikalia, ZUS i podatki
3. Kalkulator

Część 2: już jest!!!

1. Przychody i koszty
2. Dalsze plany
3. Księgowość
4. Dotychczasowe wnioski z prowadzenia DG

Nasze „Dlaczego”

To podstawa wszystkiego, co robimy – zwłaszcza w sferze zawodowej. Oczywiście, najbardziej typowym „dlaczego” dla większości ludzi jest „żeby zarabiać pieniądze”. To jednak nie tłumaczy, dlaczego ktoś postanowił robić to w ten, a nie inny sposób. W naszym przypadku finanse nie były priorytetem. Przez lata utrzymywaliśmy się z jednej pensji, konsekwentnie inwestując nadwyżki finansowe i budując kolejne źródła dochodu. Stworzenie kolejnego… owszem, będzie miłe, ale nic więcej. Dlatego tym ważniejsze było znalezienie odpowiedniej motywacji i nakreślenie długofalowego planu. Otóż wyszliśmy od tego, że pracować trzeba. Nawet, jeśli wcale nie trzeba ;). Wolna, po niemal 5 latach opieki nad dziećmi (2 ciąże, urlopy między nimi i po nich), chciała wyjść do ludzi, a przede wszystkim: dawać innym wartość i się realizować.

Przykładowy Moodboard autorstwa Wolnej. No nie fajny?

A ponieważ praca daje całą masę wartości pozafinansowych (o ile wierzysz w to, co robisz), postanowiłem ją wesprzeć, zamiast na siłę zatrzymywać w domu. Najprostszym scenariuszem był zatem powrót Wolnej do biura. Praca w budżetówce; pewna, nie najgorsza pensja i bezpieczeństwo zatrudnienia – pewnie po kres swoich dni. Nam jednak nie o to chodziło. Nasze wewnętrzna motywacja rozmijała się z tymi wartościami. Dlatego gdzieś w połowie 2017 roku siedliśmy przy stole i doszliśmy do kilku wniosków, które z czasem przekształciły się w nasze „dlaczego”, a później w „jak”. Oto nasze założenia:

• Chcemy dawać innym wartość i pomagać im osiągać założone cele.
• 30-kilka lat na karku to wiek, w którym z powodzeniem można się przebranżowić. O ile ma się ku temu warunki i chęci.
• Studia, dyplomy i kursy są pomocne, ale absolutnie nie konieczne i nie zastąpią starej, dobrej praktyki.
• Mając potencjalnie kilkadziesiąt lat pracy zawodowej przed sobą, warto wyjść od tego, co się lubi i chce robić.
• Planując długoterminowo, chcemy być – przynajmniej częściowo – niezależni od lokalizacji, dlatego warto wybrać zawód, który będzie to umożliwiał.

Żałuję, że młodzi ludzie, obierając ścieżkę zawodową w wieku 17-18 lat, nie robią tego typu analizy. Może to częściowo wina rodziców, którzy sami zwykle zamykają się w stereotypowym myśleniu… a może w tak młodym wieku człowiek nie jest w stanie odpowiedzieć na większość z pytań, które prowadzą do takich wniosków, jak powyżej.

Idea „dlaczego” zaczerpnięta z tego właśnie źródła

Wracając do Wolnej, ostatnie lata były dla nas – trochę przy okazji – poligonem doświadczalnym w obszarze projektowania i aranżacji wnętrz. Przeprowadziliśmy kilka własnych projektów, przejmując w 100% całość prac aranżacyjnych i wykończeniowych. Dzięki temu zdobyliśmy ogrom doświadczeń, a kolejne projekty były lepsze od poprzednich: zarówno pod względem efektu końcowego, terminów, jak i kosztów. A co najważniejsze: dawały nam sporo satysfakcji. Dlatego postanowiliśmy bazować na tych doświadczeniach i wybraliśmy projektowanie wnętrz jako nową ścieżkę kariery Wolnej. Nawiasem mówiąc – czy to niesamowite, że pewne – zdawałoby się, mało znaczące – doświadczenia mogą się stać inspiracją i bazą do tego, żeby podejmować się rzeczy, o których w innych okolicznościach by się nawet nie pomyślało?

Wbrew obiegowej (a nawet naszej własnej…), niezbyt pozytywnej opinii o projektantach widzieliśmy, ile wartości może wnieść zdroworozsądkowy projekt. Wiedzieliśmy, że możemy przejąć na siebie całe mnóstwo decyzji i jesteśmy w stanie stworzyć coś, co będzie atrakcyjne, spójne i optymalne finansowo. Biorąc pod uwagę boom na rynku nieruchomości podejrzewaliśmy, że tego typu usługi cieszą się powodzeniem.

Przed skokiem na głęboką wodę postanowiliśmy, że dobrze podpatrzeć, jak to wygląda od kuchni. Dlatego właśnie Wolna przez cały 2018 rok pracowała na etacie, zdobywając doświadczenie w zawodzie oraz ucząc się pracy z klientem. To nie był łatwy kawałek chleba, bo przez ten okres rzadziej spędzaliśmy czas w komplecie. Większość zmianek przypadało na popołudnia lub weekendy, na czym cierpiały nasze prywatne plany. Pieniądze absolutnie nie były tego warte, ale to nie miało znaczenia; ważna była praktyka, która miała przygotować Wolną do tego, co nadeszło na początku roku 2019: otwarcie własnej działalności gospodarczej.

Tutaj też zrobiliśmy porządny rozbieg, zanim zdecydowaliśmy się na skok w nieznane. Startując, jeszcze pod koniec 2018, oparliśmy się o dość nowatorski twór, zwany działalnością nierejestrowaną. Równolegle ciągnęliśmy pół etatu Wolnej, z jasnym planem pozbycia się go najpóźniej do połowy 2019. W praktyce, nasza oferta spotkała się z na tyle dużym zainteresowaniem, że już na początku roku wszystko przyspieszyło. To jasny sygnał, że rynek nieruchomości nadal kwitnie, a my dość płynnie podłączyliśmy się pod ten trend. W związku z pojawieniem się przychodów większych, niż pozwalała na to działalność nierejestrowana, byliśmy zmuszeni do otwarcia działalności zaledwie po 2 miesiącach od zakomunikowania naszej oferty światu. Ten mały sukcesik skłonił nas do decyzji o złożeniu wypowiedzenia przez Wolną jeszcze w styczniu, dobre kilka miesięcy przed ustalonym deadline’m.

Ostatnio wszystko dzieje się u nas strasznie szybko… a jednocześnie mam wrażenie, że niektóre kroki powinniśmy byli podjąć już dawno temu. To wniosek, który jest chyba wspólny dla większości świeżo upieczonych przedsiębiorców. Oczywiście, był plan i konsekwentnie go realizowaliśmy, ale z punktu widzenia samego zakładania działalności gospodarczej, opóźnialiśmy to, jak tylko mogliśmy. Gdybyśmy nie musieli, pewnie dalej byśmy z tym zwlekali. Był w nas jakiś niewytłumaczalny strach przed wkroczeniem do tej rzeki. 90% znajomych i rodziny to etatowcy, więc nie było w nas potrzebnej wiedzy, odwagi i zapewnienia z zewnątrz, że własna firma to coś normalnego. Już po założeniu działalności odkryliśmy, że ten strach miał wielkie oczy i to kolejny wniosek, który przychodzi mi do głowy. Nie bój się; działaj; rób to. Wystartowanie z czymś naprawdę swoim uskrzydla i daje mnóstwo motywacji do pracy. Tak się zastanawiam, czy ta legendarna praca po 12 i więcej godzin po przejściu na swoje rzeczywiście wynika z konieczności i czy należy nam – świeżo upieczonym przedsiębiorcom – współczuć? A może to raczej naturalny mechanizm i skutek początkowego zastrzyku energii, przez który człowiek dobrowolnie spędza długie godziny przy swoim nowym dziecku?

Wielkie oczy strachu. Wcale nie takie straszne, prawda?

Technikalia, ZUS i podatki

W ostatnich latach nastąpiły istotne zmiany w zakresie zakładania i prowadzenia DG. Mimo, że wciąż nie jest idealnie, to usprawnienia i ułatwienia dla nowych przedsiębiorców są naprawdę znaczące, a my staramy się maksymalnie wykorzystać tą pozytywną atmosferę.

Dzisiaj można dreptać ścieżką od noworodka to prawdziwego byznesu ;), i to w zasadzie w dowolnym tempie, bez jakichś większych konsekwencji. Jeśli o tym nie wiesz, możesz zacząć świadczyć usługi (lub szerzej: prowadzić niemal dowolną działalność) bez rejestrowania firmy, opłacania jakichkolwiek składek, martwienia się o ZUSy i innych rzeczy, którymi Cię naokoło (całkiem niepotrzebnie zresztą) straszą. Jak to zrobić? Wystarczy obrócić się trzy razy na lewej pięcie i wydeklamować: „mam biznes(ik)”. Nazywa się to działalnością nierejestrowaną (szczegóły chociażby tutaj), może trwać dowolnie długo i naprawdę jest tak proste, jak właśnie napisałem. To takie prowadzenie firmy… bez prowadzenia firmy :). O ile spełniasz kilka warunków i nie zarobisz (mowa o przychodzie) więcej, niż pół minimalnej krajowej (czyli – w 2019 – 1150 zł) miesięcznie, to możesz działać – legalnie, bez papierologii i całego zamieszania, którego chyba nie sposób uniknąć po otwarciu swojej pierwszej działalności. To doskonała okazja do sprawdzenia swojego pomysłu w praktyce i wyjścia ze swoją ofertą do klientów. Zwłaszcza, jeśli oferujesz usługi, które nie wymagają większych inwestycji na start. Miesięczny limit przychodów sprawia, że to raczej nie docelowe rozwiązanie, a jedynie weryfikacja swoich zamierzeń, ewentualnie możliwość dorobienia sobie po pracy. To też doskonała okazja do przełamania się w sytuacji, kiedy chcesz się czegoś podjąć, ale – tak jak my – nie wiesz, z czym się wiąże prowadzenie firmy. Widząc, że jesteśmy w stanie zarobić chociażby te kilkaset złotych „na ZUS i podatki”, przełamaliśmy część oporów i z większym przekonaniem otworzyliśmy własną działalność gospodarczą.

Za poradnikprzedsiebiorcy.pl

To jest właśnie kolejny krok, do którego zostaliśmy zmuszeni (przez przekroczenie limitów przychodu) po około 2 miesiącach działania. Trzeba było działać szybko (ustawowo: jest 7 dni na założenie DG po przekroczeniu progu przychodów z działalności nierejestrowanej) i wtedy zaczęły się schody… które znowu wynikały z tego, co siedziało w mojej głowie. Niewiedza i brak pewności co, jak i z czym; chęć całościowego ogarnięcia tematu podatków oraz ich optymalizacji. Czytałem, konsultowałem się, analizowałem… całymi dniami zgłębiałem temat księgowości i podatków, żeby w końcu… zdecydować się na absolutny klasyk i założyłem firmę Wolnej w godzinę, wykonując absolutnie wszystko zdalnie, zza ekranu monitora. Można powiedzieć, że to nasi klienci postawili nas przed faktem dokonanym, wybierając nasze usługi 🙂 i dzisiaj jesteśmy im po prostu wdzięczni!

Sądzę, że w jakichś 90% przypadków nie ma co kombinować i na początek wybrać to, co najprostsze, czyli jednoosobową działalność gospodarczą, rozliczenie kwartalne według skali i (o ile to możliwe) zwolnienie z VATu – przynajmniej na samym początku. To upraszcza masę tematów i pozwala maksymalnie skupić się na faktycznej realizacji swoich planów, zamiast tracić masę czasu (lub pieniędzy) na wszystko to, co musi zadziać się naokoło, kiedy stajesz się poważnym byznesmenem ;). A co z opłatami? Przecież prowadzenie firmy kosztuje! Owszem, nie zaprzeczam, ale i tu jest duży progres. O ile spełniasz kilka warunków, przez pierwsze 6 m-cy możesz skorzystać z tak zwanej ulgi na start. Wtedy płacisz jedynie 342,32 zł (stan na rok 2019) miesięcznie samej składki zdrowotnej, która dodatkowo podlega odliczeniu w taki sposób, że faktyczne obciążenie wynosi jakieś 50 zł miesięcznie (oczywiście, jeśli masz jakiś przychód, od którego odpiszesz składki). Chyba przyznasz, że strach przed czymś takim zasługuje na salwę śmiechu? 🙂 Ale uwaga – to przywilej, nie konieczność. Trzeba pamiętać, że w tym czasie nie odkładasz w ZUSie ani na emeryturę (haha…), ani nie odprowadzasz składek chorobowych, więc jeśli prawdopodobieństwo zajścia w ciążę lub długiej choroby czy pobytów w szpitalu jest duże, nie musi to być najlepszy pomysł.

Co potem? Na razie to przed nami, ale od sierpnia 2019 (czyli po 6 pełnych miesiącach) zaczniemy 2-letni okres płacenia preferencyjnych stawek ZUS. Na 2019 oznacza to 539,89zł miesięcznie, z czego znowu odliczymy od podatku prawie 300 zł składki zdrowotnej, a resztą obniżymy nasz dochód i faktyczna danina będzie na poziomie 200 zł. Chyba też nie ma tragedii, prawda? I tak będziemy mogli działać aż do września 2021 (o ile przepisy się w tym względzie nie zmienią), co daje nam mnóstwo czasu na rozwój naszej działalności bez zbędnego, finansowego podduszania przez organy wszelakie.

I znowu strach z wielkimi oczyma…

Następny w kolejności jest tak zwany duży ZUS, który na dzisiaj oznacza 1316,97 zł. Nawet, jeśli odliczymy co trzeba, nadal lądujemy w okolicach 800 zł miesięcznie. Jeden powie, że dużo, ale ja – oglądając od lat moje paski płacowe etatowca – polemizowałbym 🙂 Ale i tutaj zaszły pewne zmiany, dzięki którym – po spełnieniu całej listy warunków – możliwe będzie wyraźne obniżenie tej składki, o ile nasza firma nie będzie generowała znaczących przychodów. Jak sam widzisz, nie ma się czego bać, zwłaszcza jeśli możesz skorzystać z tych wszystkich przywilejów w początkowym okresie prowadzenia działalności. Rozumiem obawy, ale oficjalnie stwierdzam, że w naszym przypadku były one całkowicie bezpodstawne!

W ciągu ostatnich kilku miesięcy zyskałem świadomość tego, jak wyglądają początki prowadzenia prostej działalności w naszym kraju i naprawdę jestem bardzo pozytywnie zaskoczony, jak to wszystko ewoluowało. Jestem pod wrażeniem tego, że w końcu mamy gładki i długi pas startowy dla nowych działalności, na którym osoba bez doświadczenia może się rozpędzać w tempie, jakie uzna za słuszne. Potencjalnie można nawet w nieskończoność prowadzić działalność nierejestrowaną, a w praktyce ponad 2,5 roku nie jesteśmy przesadnie dojeżdżani składkami na ZUS. Przepisy zaczynają też różnicować to, co będzie po tym okresie, co jest ewidentnym wyciągnięciem ręki do najmniejszych przedsiębiorców. Zamiast narzekać na ograniczenia i ponoszone opłaty, wolę skupić się na tym, że mamy dużo czasu na naukę, błędy i – przede wszystkim – rozwój biznesu. Bo tak to właśnie należy potraktować: jako piaskownicę i okazję do rozwoju, która powinna dobrze przygotować Cię na późniejsze wydatki.

Za tym źródłem. Te dane bazują na kwotach z 2018, ale mechanizm dzisiaj jest ten sam: mało zarabiasz, mało składek odprowadzasz.

ZUS omówiliśmy. Ale podatek dochodowy trzeba płacić zawsze, prawda? I tak, i nie 🙂 Będąc na etacie: absolutnie tak (na marginesie, widząc ile podatków płacę zarabiając spore pieniądze w oparciu o umowę o pracę, z uśmiechem kwituję przedsiębiorców narzekających na obciążenia w ramach DG). Prowadząc działalność nierejestrowaną podatku też raczej nie unikniesz (tutaj trochę szczegółów). Ale od momentu wystartowania z działalnością gospodarczą, wkraczasz w magiczny świat kosztów (teoretycznie obecnych też w działalności nierejestrowanej, ale na pewno nie w takim zakresie). A te w bardzo ciekawy sposób obniżają Twój przychód, tym samym zmniejszając podstawę do opodatkowania, a zatem i same podatki. Brzmi skomplikowanie? W takim razie przykład: po założeniu DG wprowadziliśmy do środków trwałych przedmioty z naszego majątku osobistego. Rower, komputer, tablet, drukarka, aparat fotograficzny itp – przykłady można mnożyć. Na dzień dobry mamy jakieś 5.000 zł kosztów, których tak naprawdę nie ponieśliśmy. Bo owszem: kiedyś kupiliśmy te przedmioty nie mając jeszcze firmy, ale teraz po prostu zdecydowaliśmy, że będziemy ich używali w ramach naszej działalności. Analogicznie zrobiliśmy z autem (o którym pisałem tydzień temu), przekazując je do działalności, amortyzując i (w przyszłości) odliczając znaczną część kosztów na ubezpieczenie, paliwo, serwis itp. Efekt? Całkiem sporo księgowych kosztów, na które nie wydaliśmy specjalnie ani złotówki, a które obniżają (lub wręcz zerują) nasz dochód. I tak: otrzymując od klientów przelewy na wspomnianą wyżej kwotę, wykazujemy zerowy dochód, a zatem i zerowy podatek dochodowy :D. Oczywiście, takie coś zadziało się na samym początku i prawdopodobnie w kolejnych kwartałach i latach zaczniemy go płacić, natomiast zaryzykuję stwierdzeniem, że będzie on znacznie niższy, niż gdybyśmy zarabiali podobne pieniądze w oparciu o umowę o pracę. Już sama amortyzacja i użytkowanie auta, które i tak byśmy kupili powoduje, że każdego miesiąca możemy co nieco zarobić, nie płacąc podatku dochodowego.

Gdzie jest zatem haczyk i dlaczego nie każdy prowadzi własną firmę? Od czego by tu zacząć… ZUS, który kiedyś urośnie; konieczność znalezienia klientów i przekonania ich, że warto za Twoje usługi zapłacić; brak płatnego urlopu; księgowość i podatki, które trzeba ogarnąć (i nawet zatrudniając księgową, nie unikniesz tego w 100%); wysyłanie ofert, reklama, dbanie o płynność finansową, kupno potrzebnych sprzętów, praca w nienormowanych godzinach, bycie jednocześnie prezesem, sprzedawcą, technikiem, księgowym, sekretarką i sprzątaczką. Wreszcie: odpowiedzialność za to, co wykonujemy. Pracując na etacie mam to wszystko z głowy, a całą organizację i większość ryzyka przesuwam na pracodawcę. Dlatego nie demonizuję tej formy współpracy (w wręcz: doceniam ją) i widzę olbrzymią wygodę, która niestety jest często okupiona znacznie wyższymi obciążeniami podatkowymi, niż inne formy współpracy. A także masą pozafinansowych ograniczeń.

Kalkulator

To ostatni temat na dzisiaj. Wierz mi lub nie, ale mam stracha pisząc te słowa. Ale jestem zbyt ciekawy, jak ta funkcjonalność zostanie przyjęta przez naszych klientów, dlatego postanowiłem ją opisać i dać do sprawdzenia właśnie Wam – czytelnikom tego bloga – zanim ujrzy ona światło dzienne. O co chodzi?

Otóż na przestrzeni kilku ostatnich miesięcy wyceniliśmy dziesiątki projektów. Nadal uczymy się tego robić, powoli dochodzimy do optymalnych rozwiązań, ale każda wycena to czas i energia, która niekoniecznie przekłada się na podpisanie umowy. Potencjalny klient musi się z nami skontaktować, przekazać szczegóły odnośnie projektu i czekać na informację zwrotną z wyceną naszej pracy. „Musi być lepszy sposób” – pomyślałem, mając na względzie szacunek do czasu swojego i naszych klientów. Uznałem, że najlepszą metodą byłaby prezentacja oficjalnego cennika naszych usług, którego brak jest jednym z większych minusów wielu biur projektowych.

Ale jak to zrobić, skoro każdy projekt jest indywidualny i unikatowy? Niektóre biura stosują sztywną stawkę za metr kwadratowy, inne uzależniają cenę od liczby pomieszczeń i zakresu projektu. My postanowiliśmy, że pójdziemy o krok dalej i tak właśnie powstał… kalkulator naszych usług. To narzędzie, które początkowo chcieliśmy stosować wewnętrznie, żeby szybko wycenić dane prace, ale prawdopodobnie udostępnimy je klientom. Kalkulator wycenia projekt na bazie metrażu i liczby pomieszczeń, z uwzględnieniem standardowego zakresu naszych prac. W większości przypadków jest on optymalny, ale jeśli ktoś jest bardziej wymagający, nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wybrać dodatkowe opcje lub uzyskać rabat za projekt w 100% zdalny 🙂 Każda zmiana momentalnie przekłada się na cenę, dzięki czemu każdy może tak ustawić parametry, żeby uzyskać najlepszy stosunek ceny do zakresu projektu.

Wierzę, że takie otwarte i jawne pokazanie naszej oferty usprawni komunikację z klientami, ośmieli tych niezdecydowanych, a także odfiltruje tych, którzy nie do końca zdają sobie sprawę z ilości pracy związanej z każdym projektem.

Będę wdzięczny, jeśli poklikacie co nieco w naszym kalkulatorze i dacie znać, co o nim myślicie. Mam nadzieję, że po dzisiejszym wpisie nie zabraknie tematów do komentowania. A już za dwa dni podgrzeję atmosferę jeszcze bardziej, publikując między innymi nasze firmowe przychody od początku działalności. Później przejdę do planów na najbliższe miesiące i uspokoję temat księgowością, która raczej nie budzi większych emocji 😉 Do usłyszenia!

[poll id=”6″]

PS Mamy już osiem rodzin, które zdecydowały się uczestniczyć w naszej inicjatywie „dom za dom„. Niedługo ruszamy z tematem planowania pierwszych wyjazdów na bieżący rok, jeśli więc chcesz do nas dołączyć, teraz jest ten czas!